Las 5W de la Comunicación Interna
¿Qué, cómo, cuándo, dónde y por qué comunicar?
Empieza el año, se sienten energías renovadas, comienza a haber más movimiento en las áreas y Comunicación Interna no queda excluida. Hay que empezar a comunicar formalmente lo que va a ocurrir en la organización, pero… ¿cómo empezar? ¿Por dónde va a ir la empresa este año? ¿Cuáles van a ser los temas más importantes a difundir? ¿Quiénes serán los responsables de cada uno de ellos? ¿Cuáles son las necesidades comunicacionales de las distintas áreas? ¿Qué otros aspectos deberé comunicar en los meses sucesivos? ¿Todos los colaboradores deben estar al tanto de los mismos? Son muchas las preguntas, y afortunadamente existe una herramienta que puede dar respuesta a todas ellas: el Plan Anual de Comunicación Interna.
Esta herramienta mapea toda la batería de recursos que haya a disposición para poder ordenarlos de la manera más efectiva posible. Así, tal como indica su nombre, nos sirve para planificar la comunicación interna; brinda previsibilidad y ordenamiento en el trabajo diario del responsable del área y una gestión estratégica de la comunicación alineada al negocio.
Concretamente, el Plan CI es una herramienta que contiene:
– el objetivo de Comunicación Interna de la organización traducidos en los focos (temas clave a comunicar), que a su vez ordenarán cada uno de los mensajes que se difundan.
– los vehículos (o canales de comunicación) que se pondrán a disposición para dar a conocer cada uno de los temas.
– los momentos en los que se difundirán estos mensajes (una calendarización que deberá representar a todas las áreas e intereses de la organización, y que garantiza que los contenidos a comunicar estén alineados con los focos establecidos).
– una herramienta de monitoreo que permitirá obtener métricas de la gestión realizada para evitar desviarnos de los objetivos deseados, asegurando el éxito de la misma.
Todo esto requiere, claro, de un trabajo previo en el que se basará la planificación: la búsqueda de la información, las entrevistas con los colaboradores clave, el profundo conocimiento de cada vehículo de Comunicación Interna (su frecuencia, impacto, tono, llegada, etc.) y del público con el cual debemos interactuar.
En Vector C hemos llevado adelante muchos casos de planificación de la Comunicación Interna con varios de nuestros clientes, y el Plan CI se ha transformado en nuestro producto más demandado; una herramienta indispensable para plantear cómo queremos que sea nuestra Comunicación Interna por un plazo determinado, que guía nuestra gestión durante el mismo y nos permite anticiparnos a lo que vendrá.
