Presionar send es solo el principio
Muchas veces, cuando queremos enviar una comunicación rápida, simple y de bajo presupuesto, recurrimos a la primera herramienta que tenemos a mano, y a menudo este vehículo suele ser el correo electrónico (siempre que dicha comunicación esté destinada a personal con acceso a pc o mail de la empresa en el celular, claro). Según un estudio de AMIPCI (Asociación Mexicana de Internet) el mail representa el 71% de la actividad en internet. ¡Bingo! “Seguro que si escribo un correo lo lee todo el mundo”…
Sin embargo, la comunicación no se trata simplemente de transmitir información, de enviarla y cumplir, de “pasar el mensaje”, sino que para que exista un verdadero proceso comunicativo tiene que haber una interacción de todas las partes involucradas. ¿Y cuál sería el rol del destinatario del correo en este caso? Simple: para empezar, tiene que abrirlo.
La comunicación no termina al apretar send. No se trata de enviar el mensaje, sino de que este sea leído, que produzca una respuesta, que genere un nuevo conocimiento, que recuerde un tema, que complemente una información ya recibida por otro vehículo.
Esta herramienta digital, si bien simple y rápida, también tiene sus reglas implícitas y otros tips que aunque no estén “reglamentados” nos ayudarán a lograr que el índice de lectura sea mucho más elevado. Tenerlas presentes es importante para lograr ser más efectivos a la hora de comunicarnos vía mail. A continuación, algunas ideas que si bien son conocidas, vale la pena repasar.
- Antes que nada, pregúntate si este vehículo es el correcto para transmitir el mensaje (¡básico!) sobre la base del objetivo que quieras lograr, si la persona a la que le escribes tiene el hábito de leer sus correos o si prefiere la comunicación cara a cara (de encontrarse en la misma oficina se puede hacer esta concesión), o si la información que estás comunicando es confidencial.
- La información sensible nunca debería comunicarse por correo. Cuanto mayor el nivel de conflictividad del tema, ¡más lejos del mail tiene que estar! Sea cual sea el vehículo finalmente elegido, siempre se requerirán parámetros de seguridad extra. La recomendación: para estos casos una reunión cara a cara (y el armado de kits de cascadeo) es lo más adecuado.
- El asunto es clave. Muchas veces es lo que determina que el mail se abra o que se envíe directamente a la papelera. Ni hablar de si en tu empresa miden de alguna manera el índice de apertura de los mails: un correo sin asunto o con uno demasiado vago perjudicará enormemente los resultados.
- El momento del envío tampoco puede dejarse librado al azar. Siempre que sea posible, es conveniente enviarlo por la mañana entre las 8 y las 9 o al mediodía entre las 12 y las 14, pero nunca por la tarde, ya que las estadísticas dicen que el nivel de lectura decae en esta franja horaria. Lo bueno es que puedes dejarlo redactado y programar su envío (gracias a distintas herramientas) para el momento más adecuado.
- Escribe de la forma más personalizada que puedas. Recibir un correo en donde toda la organización está en copia es el primer atentado contra el interés del lector. Asimismo, si vas a responder, hazlo solo a aquella persona que precisa la respuesta, o a todo aquel que pueda tener interés genuino en la misma (por favor, ayudemos a hacer desaparecer esas cadenas de replies interminables). El contenido tiene que ser relevante para quien lo recibe. Si lo que quieres lograr es conseguir un buen nivel de lectura, no le contestes a todos, hazlo solo a los involucrados.
- Siempre que puedas, menciona a la persona a la que le estás escribiendo, esto generará mayor cercanía. Cuanto menos automatizado se sienta el mensaje, mucho mejor. Si has hecho copy paste en alguna parte, asegúrate de que la tipografía, color, tamaño, etc. hayan quedado con el mismo formato y que el uso de las palabras sea el correcto (no sea cosa de que se te escape un femenino o un plural si le estás escribiendo a un hombre, o viceversa).
- No dejes de responder un mail, más no sea para confirmar con un simple “Recibido”. Comparemos esta situación comunicacional con una conversación oral, en donde una persona interpela a otra pero no recibe respuesta (¡qué bronca!). Con el correo sucede lo mismo: si alguien se tomó el tiempo de redactar un mensaje, como mínimo merece una contestación.
- Ahórrale trabajo al lector. La información que busca, la importante, debe estar bien visible y al principio del mensaje. El mail no es el vehículo más adecuado para extenderse demasiado con un tema. Tengamos siempre presente la “pirámide invertida”; en la época en las que las comunicaciones se transmitían por telégrafo, muchas veces los mensajes salían cortados, y por ello era importante iniciar el mensaje con lo más importante de todo, para luego ir descendiendo en la escala de importancia con el resto de los temas.
- Somos humanos: nuestra atención se dispersa ni bien vemos volar una mosca. Entonces, conviene que las frases sean breves, y que contengan una sola idea (benditos bullets) para esquivar así los párrafos excesivamente largos.
- Evita que la gente tenga que perder (más) tiempo intentando obtener la información. Si estás enviando archivos adjuntos, asegúrate de que los mismos se abran correctamente. Lo mismo con los links. ¡Revísalos! Y siempre que sea posible, si lo que estás incluyendo son imágenes, intenta pegarlas en el cuerpo del mail para ahorrarle el trabajo al lector de tener que andar abriendo más y más adjuntos.
- Las imágenes son respiros visuales. Si caben, inclúyelas.
- Repasa bien tu correo. Antes de apretar send, asegúrate de no tener faltas de ortografía o errores de tipeo.
- Finalmente, e importantísimo: no contestes si estás enojado (este dato sirve para contestar mails, pero también para la vida).
Y recuerda: enviar un correo electrónico no asegura que la información haya llegado con éxito. Un correo bien pensado es simplemente el primer paso.
