Apretar "send" es solo el principio de la comunicación
Muchas veces, cuando queremos enviar una comunicación rápida, simple y de bajo presupuesto, recurrimos a la primera herramienta que tenemos a mano, y a menudo este vehículo suele ser el e-mail (siempre que dicha comunicación esté destinada a personal con acceso a pc o mail de la empresa en el celular, claro). Según un estudio de AMIPCI (Asociación Mexicana de Internet) el mail representa el 71% de la actividad en internet. ¡Bingo! Escribo un mail y lo lee todo el mundo.
Sin embargo, la comunicación no se trata simplemente de transmitir información, de enviarla y cumplir, de “pasar el mensaje”, sino que para que exista un verdadero proceso comunicativo tiene que haber una interacción de todas las partes involucradas. ¿Y cuál sería el rol del destinatario del mail en este caso? Simple: para empezar, tiene que abrirlo.
La comunicación no termina al apretar send. No se trata de enviar el mensaje, sino de que este sea leído, que produzca una respuesta, que genere un nuevo conocimiento, que recuerde un tema, que complemente una información ya recibida por otro vehículo. Obviamente, con un mail no nos vamos a proponer generar un cambio de actitud o hábito (dos instancias mucho más profundas en la escala de internalización de los mensajes, para las cuales indefectiblemente hay que apelar a vehículos más inmediatos, que incluyan la palabra oral), pero, como mínimo, esperamos que sea leído con atención. Este vehículo también puede servir para generar un call to action simple (agendar una reunión, reenviar un archivo que alguien necesita) o para generar un registro posterior a un encuentro cara a cara. Sea cual sea el caso, siempre vamos a requerir una respuesta de parte de nuestro destinatario.
Esta herramienta digital, si bien simple y rápida, también tiene sus reglas implícitas y otros tips que aunque no estén “reglamentados” nos ayudarán a lograr que el índice de lectura sea mucho más elevado. Tenerlas presentes es importante para lograr ser más efectivos a la hora de comunicarnos vía mail. A continuación, algunas ideas que si bien son conocidas, vale la pena repasar.
- Antes que nada, preguntate si este vehículo es el correcto para transmitir el mensaje (¡básico!) sobre la base del objetivo que quieras lograr, si la persona a la que le escribís tiene el hábito de leer sus correos o si prefiere la comunicación cara a cara (de encontrarse en la misma oficina se puede hacer esta concesión), o si la información que estás comunicando es confidencial.
- La información sensible nunca debería comunicarse por Cuanto mayor el nivel de conflictividad del tema, ¡más lejos del mail tiene que estar! Sea cual sea el vehículo finalmente elegido, siempre se requerirán parámetros de seguridad extra. La recomendación: para estos casos una reunión cara a cara es lo más adecuado.
- El asunto es clave. Muchas veces es lo que determina que el mail se abra o que se envíe directamente a la papelera. Ni hablar de si en tu empresa miden de alguna manera el índice de apertura de los mails: un correo sin asunto perjudicará enormemente los resultados.
- El momento del envío tampoco puede dejarse librado al azar. Siempre que sea posible, es
conveniente enviarlo por la mañana entre las 8 y las 9 o al mediodía entre las 12 y las 14, pero nunca por la tarde, ya que las estadísticas dicen que el nivel de lectura decae en esta franja horaria. Lo bueno es que podés dejarlo redactado y programar su envío para el momento más adecuado. - Escribí de la forma más personalizada que puedas. Recibir un mail en donde toda la organización está en copia es el primer atentado contra el interés del lector. Asimismo, si vas a responder, hacelo solo a aquella persona que precisa la respuesta, o a todo aquel que pueda tener interés genuino en la misma (por favor, ayudemos a hacer desaparecer esas cadenas de replies interminables). El contenido tiene que ser relevante para quien lo recibe. Si lo que querés lograr es conseguir un buen nivel de lectura, no le contestes a todos, hacelo solo a los involucrados.
- Siempre que puedas, mencioná a la persona a la que le estás escribiendo, esto generará mayor cercanía. Cuanto menos automatizado se sienta el mensaje, mucho mejor. Si hiciste copy paste en alguna parte, asegurate de que la tipografía, color, tamaño, etc. hayan quedado con el mismo formato y que el uso de las palabras sea el correcto (no sea cosa de que se te escape un femenino o un plural si le estás escribiendo a un hombre, o viceversa).
- No dejes de responder un mail, más no sea para confirmar con un simple “Recibido”. Comparemos esta situación comunicacional con una conversación oral, en donde una persona interpela a otra pero no recibe respuesta (¡qué bronca!). Con el mail sucede lo mismo: si alguien se tomó el tiempo de redactar un mensaje, como mínimo merece una contestación.
- Ahorrale trabajo al lector. La información que busca, la importante, debe estar bien visible y al principio del mensaje. El mail no es el vehículo más adecuado para extenderse demasiado con un tema. Tengamos siempre presente la “pirámide invertida”; en la época en las que las comunicaciones se transmitían por telégrafo, muchas veces los mensajes salían cortados, y por ello era importante iniciar el mensaje con lo más importante de todo, para luego ir descendiendo en la escala de importancia con el resto de los temas.
- Somos humanos: nuestra atención se dispersa ni bien vemos volar una mosca. Entonces, conviene que las frases sean breves, y que contengan una sola idea (benditos bullets) para esquivar así los párrafos excesivamente largos.
- Evitá que la gente tenga que perder (más) tiempo intentando obtener la información. Si estás enviando archivos adjuntos, asegúrate de que los mismos se abran correctamente. Lo mismo con los links. ¡Revisalos! Y siempre que sea posible, si lo que estás incluyendo son imágenes, intentá pegarlas en el cuerpo del mail para ahorrarle el trabajo al lector de tener que andar abriendo más y más adjuntos.
- Las imágenes son respiros visuales. Si caben, incluilas.
- Repasá bien tu correo. Antes de apretar send, asegúrate de no tener faltas de ortografía o errores de tipeo.
- Finalmente, e importantísimo: no contestes si estás enojado (este dato sirve para contestar mails, pero también para la vida).
Y recordá: enviar un mail no asegura que la información haya llegado con éxito. Un correo bien pensado es simplemente el primer paso.
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