Un «mapa» para planificar la Comunicación Interna
No tenemos duda: una adecuada proyección del trabajo potencia la efectividad de la comunicación interna. Por eso los planes que desarrollamos para nuestros clientes son hoy uno de nuestros productos estrella. Pero ¿qué es un Plan Estratégico de Comunicación Interna? (o “PECI”, como lo denominamos en confianza). Es un gran organizador de medios y acciones, una hoja de ruta que indica a quién y cómo comunicar los mensajes en función de un objetivo, traduciendo además esa gestión en métricas. En nuestro caso, lo consideramos un “mapa” de la comunicación interna.
Uno de los errores más recurrentes en los que incurren las organizaciones a la hora de planificar su CI es poner el foco solamente en los vehículos. Pero así, el plan queda reducido a una mera calendarización de publicaciones. En Vector C sabemos que la comunicación solo tiene valor en la medida en que exista algo para comunicar. Y lo que es más importante: en tanto y en cuanto se hayan identificado los mensajes clave.
Por eso, cada vez que nos sentamos junto con las empresas para iniciar este proyecto de planificación hablamos de una completa estrategia de los contenidos y no de simples canales o de una calendarización de temas. Porque el PECI hace zoom en aquello que la compañía tiene para contar a a su gente y en lo que estas personas necesitan saber para realizarse en sus tareas y aportar así su “milla extra”, su valor agregado. ¿Son esos contenidos iguales para todas las audiencias? ¿Quiénes los generan? ¿Con qué frecuencia, de acuerdo a qué tono, según qué creatividad, bajo qué responsabilidades, a qué costo? Todo eso es, también, abordado por el Plan Estratégico de Comunicación Interna, ya que todo lo que incluye tiene que poder traducirse en acción. De nada sirve planificar sin contemplar todas las variables que permitan darle vida a aquello que se previó.
Esta tarea jamás podría llevarse a cabo sin una detallada, rigurosa y profunda investigación previa que implica la tarea de bucear en archivos, recopilar toda clase de datos y entrevistar a los actores y actrices clave. Esa investigación es, además, el primer paso para posicionar el departamento de Comunicación Interna en una ubicación central. Por eso, cada vez que algún cliente nos pide realizar un Plan Estratégico de CI, lo primero que hacemos siempre es un diagnóstico inicial de situación. Una medición (que incluya entrevistas, focus groups y relevamiento de escritorio) para poder saber dónde estamos parados dentro de este “mapa”, y evaluar así cuál sería el mejor camino a seguir.
Siempre que en Vector C diseñamos un Plan incluimos, a la vez, su respectiva herramienta de seguimiento, conformada por un monitor que nos permitirá contabilizar si estamos siendo efectivos en la gestión y herramientas para evaluar la satisfacción. Todo esto contribuye a verificar si está en verdad alineado con los objetivos y a evaluar el impacto de lo realizado.
Se trata, en suma, de una estrategia de comunicación interna que cuenta con procedimiento, formato y entregables definidos. Una vez más tenemos la satisfacción de comprobar que lo que hacemos va en sintonía con aquello que en Vector C pensamos: la comunicación interna debe entenderse de una forma integral y gestionarse de manera estratégica, pero sin perder de vista la práctica.
