El pasante que toma un café con el CEO
No sería raro escuchar en el comedor de una compañía una conversación entre dos pasantes en el que uno de ellos le pregunte al otro si sabe si el CEO es aquel de la foto que circula en las pantallas digitales o, incluso, si sabe cuál es su nombre. Esto podría suceder aún luego de que este joven haya trabajado cuatro horas diarias durante, supongamos, cinco meses en la empresa.
Resulta muy común el desconocimiento de los colaboradores en diversos aspectos como: quiénes son sus líderes, qué productos nuevos tienen en el mercado, cuáles son sus valores, qué cambios presenta la empresa, entre muchos otros. Una de las bases de la comunicación interna es llenar los vacíos en el saber de los colaboradores, vacíos que ellos llenarán de cualquier modo con alguna información no del todo oficial. Pero este último, es un tema para otro post.
Una forma de gestionar la comunicación es crear espacios que fomenten la comunicación informal y cercana de los líderes de la empresa con los colaboradores. Estos espacios desestructurados que invitan a la comunicación más cercana se conocen como desayunos de trabajo y, en Vector C, los hemos convertido en los famosos “Cafecitos”.
Entonces: ¿Qué son los “Cafecitos”?
Son espacios de intercambio entre los Decisores (aquellos que lideran la pirámide organizacional) y los colaboradores. Se invita a los concurrentes a tener una charla descontracturada en la que pueden realizar preguntas, dar feedback a los anfitriones (los líderes), aclarar dudas y profundizar en temas del negocio o de la organización.
En los Cafecitos se fomenta la participación de todos, se escuchan todas las opiniones y no se hace foco en la jerarquía sino en el diálogo. El contacto cara a cara es una de las mejores formas de comunicar en profundidad y generar un verdadero vínculo de trabajo que permita conectar a los colaboradores con los objetivos de la organización.
Es importante que este tipo de acciones, de índole vivencial, no sean actividades aisladas sino que formen parte de algún tipo de planificación, que estén calendarizadas y que su frecuencia (así como la presencia del anfitrión) esté garantizada.
Es relevante también que esta iniciativa sea organizada por especialistas en Comunicación Interna y tenga conocimiento sobre el armado de este tipo de eventos. Sin embargo, si quisieras implementar la acción de manera “casera” desde el área de Comunicación Interna de tu empresa sin soporte de una consultora especialista, te dejamos algunas pautas a tener en cuenta para la organización:
- Enviá a los asistentes el día y la hora de la convocatoria. Intentá hacerlo de manera personalizada.
- Enviá a los anfitriones y los asistentes los temas que se sugieren tratar.
- Tené claro el objetivo del encuentro: informar, recoger opiniones, definir nuevos productos/servicios.
- Establecé una duración máxima del desayuno y otorgá a cada tema un tiempo determinado.
- Armá una agenda de coordinación con horarios y “talking points” para el anfitrión.
- Invitá al diálogo a todos los participantes, todos deben aportar algo y deben ser escuchados.
- Tomá nota de todo lo que se habla en el desayuno.
- El desayuno lo invitará el área de comunicación interna. ¡Tené presente que un catering bueno es fun-da-men-tal! Casi tan importante como la agenda en sí, y es necesario poder mantener el menú a lo largo de todos los encuentros programados.
- Al final del encuentro, invitá a la conversación grupal, así dejarás espacio para un acercamiento más personal entre todos los participantes.
Los desayunos de trabajo han probado ser muy valorados en los relevamientos de Comunicación Interna, tanto por los líderes que se acercan a sus equipos, como por los colaboradores. Por eso, sea un desayuno “casero” o un Cafecito (organizado por un especialista de Vector C), no dudes en fomentar este vehículo en tu empresa.
