El cómo es tan importante como el qué: 5 tips
Son muchas las “mejores prácticas” comunicacionales que pueden compartirse. Muchas veces en artículos anteriores hemos hablado acerca de distintas cuestiones a tener en cuenta a la hora de salir a comunicar, haciendo especial hincapié en la detección de los focos o temas clave de la organización. En esta ocasión, en cambio, queremos concentrarnos en el “cómo”.
A continuación encontrarás las buenas prácticas que nos permiten comunicar mejor, para asegurarnos de que nuestro mensaje llegue a destino. Son solo algunas tácticas que pueden mejorar la estrategia de comunicación interna y que permiten concentrarse en la forma de comunicar, no tanto en el contenido. Nos pareció práctico plasmar algunas de ellas en un listado para tener siempre a mano.
1. Es imposible comunicar sin un plan
Tirar flechas al aire sin un objetivo claro significaría un gran desperdicio de recursos. Tal vez alguna dé en el blanco, pero la efectividad se vería reducida considerablemente sin una estrategia, un objetivo, una planificación de nuestras comunicaciones. ¿Qué buscamos de la comunicación interna? ¿En cuánto tiempo nos gustaría alcanzar aquello que buscamos? Planificar nos permitirá no perder de vista el big picture, entender aquello que nos posibilitará en última instancia alcanzar nuestros objetivos como área, y que ayudará a su vez a cumplir con los objetivos organizacionales. Además, evitará la superposición de mensajes, permitiendo que lo verdaderamente importante no compita con cuestiones más triviales.
2. Es muy difícil comunicar sin las herramientas adecuadas
Una parte importante del plan es la definición de un ecosistema de vehículos que asiente qué tipo de comunicaciones deben comunicarse por cada uno de los distintos canales que la organización posee. Aprovechar las distintas herramientas digitales, permitir que las comunicaciones sean ascendentes así como descendentes, mantener las conversaciones simples… todo esto dependerá de los distintos vehículos que elijamos implementar.
3. La palabra no es el único recurso
A veces es necesario llamar la atención de los equipos para sacarlos de su “acostumbramiento” y así lograr una mejor penetración de nuestro mensaje. El trabajo puede ser divertido así como productivo, y esto puede ser incentivado por la comunicación interna. Utilizar herramientas innovadoras, irrumpir con artistas dentro de las oficinas, apelar a todo tipo de recurso sonoro, visual, incluso olfativo o gustativo generará seguramente un impacto muy superior al de la intranet o el mail. ¡El cerebro procesa las imágenes unas 60 mil veces más rápido que a un texto! Además, dependiendo del objetivo que se busque, incluir calls to action para inspirar ciertos comportamientos (pasar del saber al hacer, y demostrarlo con el propio ejemplo) puede generar incluso un mayor impacto y compromiso.
4. La comunicación debe fluir en todos los sentidos
Esto es, debe promover tanto la comunicación inter departamental (horizontal), como a lo largo del organigrama (vertical). Además, es necesario capacitar al equipo de liderazgo para que se muestre visible y receptivo, lo que generará que las personas se sientan motivadas a solicitar feedback y sugerir nuevas propuestas e ideas para que la comunicación siga fluyendo.
5. La gente debe estar al tanto
La transparencia en las organizaciones es algo muy importante no solo para acreedores y clientes, sino también para el público interno. Mantenerlo informado acerca del curso de la organización, de las metas empresariales, de los contenidos de negocio, es crucial para permitirles sentirse parte de algo más grande que su propio rol. El hecho de compartir en qué estamos, qué se viene, qué está haciendo la competencia, cuáles son las tendencias de la industria, etc. puede alentar a las personas a que aporten su propia información y visión sobre la industria, y que piensen en nuevas ideas inspiradas en la información que recibieron.
Por supuesto que no toda la información estará disponible para todo el mundo, pero la tendencia de los open spaces es la que se viene (o mejor dicho, la que ya llegó a muchas organizaciones), y está acompañada de la transparencia informativa.